ЮрДневник

Умелые Руки: делаем книгу проверок сами

Добрый день! Как и было обещано, на прошедшем заседании кружка «Умелые Руки» (далее – «УРу») при ООО «ЮрЗнак» были рассмотрены варианты по приведению книги учета проверок (ревизий) предприятия в соответствие с новой формой, утвержденной постановлением Совета министров № 383 от 18 марта. Во вчерашнем выпуске ЮрДневника мы рассказали о том, что поменялось в книге и что в соответствие её приводить придется всем субъектам, подлежащим проверке. Сегодня расскажем, как это сделать.

Проведенные в преддверии заседания исследования, показали, что как именно нужно актуализировать книгу, не знает наверняка никто. Даже представители налоговых органов (отвечающих за регистрацию книги) не смогли с полной уверенностью назвать метод, подходящий для целей приведения в соответствие, и ограничивались фразой «да, надо приводить в соответствие».

Поняв, что теоретически ответ получить не удастся, члены «УРу» решили определить выход из сложившегося положения эмпирическим путем. Из 247 предлагаемых вариантов действий и разработанных методик мы представляем вам самые успешные.

Вариант 1. «Непытливый»

Для приведения книги в соответствие с правилами нового Постановления необходимо приобрести в местах книг экземпляр, который уже соответствует новым правилам и выполнен типографским способом.

К сожалению, такой книги еще не существует, поэтому для осуществления такого варианта вам понадобятся:

а) 2600 рублей

б) машина времени

Вариант 2. «Усердный»

Изменения, вносимые в форму книги носят преимущественно косметический характер и касаются в основном названия столбцов на страницах книги. Кроме того, как помним, в новой форме книги добавлена дополнительная графа «Примечания».

Для того, чтобы привести книгу в соответствие при помощи способа «Усердный», нам понадобятся:

а) имеющаяся на предприятии книга учета проверок (ревизий);

б) пишущий инструмент (ручка);

в) линейка;

г) липкий скотч;

д) текст постановления Совета Министров № 383 от 18.03.2010 (ссылка на текст).

Первое, что нужно сделать – сравнить наименования имеющихся в книге столбцов с их названием в новой редакции. Проведя сравнительный анализ, необходимо приступать непосредственно к исправлению.

Следующим шагом станет продление боковых границ столбцов для размещения нового текста на полях.

Названия некоторых граф претерпели совсем незначительные изменения. Теоретически их можно привести в соответствие путем внесения фрагментарных изменений. Однако для чистоты эксперимента членами «УРу» были предприняты шаги по достижению полной идентичности с текстом утвержденной формы.

Для изменения текста необходимо перечеркнуть старый.

На полях над перечеркнутым текстом вписывается новый текст.

Чтобы привести в соответствие столбец № 2 нам понадобилось 2 минуты 21 секунда при актуалиации аккуратным (относительно) почерком и 1 минута 51 секунда при заполнении неаккуратным (абсолютно) почерком.

Временные затраты при заполнении более аккуратным почерком оправданы возможностью последующего прочтения, как выяснилось при сопоставлении результатов в лабораторных условиях. В дальнейшем было принято решение о продолжении приведения в соответствие по способу «Усердный» только аккуратным (относительно) почерком, даже сопряженным с большими потерями времени.

В общей сложности на приведение в соответствие первой (левой) страницы разворота книги было затрачено 7 минут 5 секунд.

Кроме того была предпринята попытка сохранить возможность использования нумерации страниц, проставленной типографским способом.

Для исправления правой страницы разворота потребовалось только 4 минуты 10 секунд, что заметно меньше, чем для левой страницы.

Однако в данном случае следует учитывать повторяемость данных на правой странице разворота и некоторую стабильность законодателя в именовании граф 6, 8 и 9, для приведения в соответствие которых понадобилось только зачеркнуть некоторые уже не актуальные данные.

Стоит отметить, что время на приведение в соответствие правой страницы разворота заметно увеличивается в связи с  отсутствием  в книге старого образца столбца № 11 «Примечания».

Первоначально данный факт поставил членов «УРу» в тупик. Был предложен вариант по использованию в данных целях полей правой страницы.

Как показала практика, данный способ не стал достойным выходом из ситуации. Во-первых, в связи с тем, что примечания в полученную графу необходимо вписывать послогово на каждую строку.

Во-вторых, в связи с вертикальным написанием наименования графы. В утвержденной форме, как можно заметить, написание исключительно горизонтальное.

В качестве альтернативы был выбран вариант с присоединением акцессорного (субсидиарного) фрагмента страницы в виде прямоугольника с параметрами 199х51 мм.

Указанный прямоугольник крепится к листу при помощи скотча или клея и вместе с полями представляет из себя графу № 11 «Примечания», размер которой позволяет вписывать туда более-менее значительный объем информации.

Кроме того, конструкция крепления приложения (гибкое, но прочное соединение) к правой странице такова, что позволяет минимизировать пространство, занимаемое книгой, за счет возможности складывания графы № 11 «Примечания» внутрь книги.

Общее время, потраченное на изготовление элемента книги «Графа № 11 «Примечания» составило 3 минуты 40 секунды.

Таким образом, на приведение в соответствие книги учета проверок (ревизий) по плану «Усердный» необходимо затратить 10 минут 45 секунд на 1 разворот.

В книге, используемой членами «УРу» содержится 22 разворота. Соответственно, время, необходимое для приведения в соответствие книги, составляет 236 минут 30 секунд, то есть 3 часа 46 минут 30 секунд чистого времени.

Необходимо учитывать, что цифра актуальна только для непрерывной работы по приведению книги в соответствие, что маловероятно в связи с небольшим разнообразием выполняемых действий и индивидуальными особенностями исполнителя: склонность к утомляемости, раздражительность от монотонности, нежелание выполнять приведение в соответствие.

Кроме того, как показали социологические исследования, весьма популярным вариантом книги учета проверок (ревизий) является экземпляр содержащий в себе 94 листа – то есть 46 разворотов, что заметно снижает привлекательность данного метода для исполнителей.

Как вариант способа «Усердный» может использоваться не рукописное исправление, а заклеивание печатного текста распечатанными названиями граф согласно постановлению Совета министров.

При этом графа «Примечания» остается такой же подвижной и веселой.

Данный способ занимает примерно 20 минут первоначально (подгонка размера новых граф). Но каждый новый разворот требует только приклеивания, в отличие от первого разворота. Так что можно сказать, что, начиная со второго разворота, имея в запасе необходимое число «наклеек», исполнитель затратит от 1 до 3 минут на разворот (с учетом вырезания и нанесения слоя клея).

Однако при использовании такой разновидности метода возникает трудность с применением клея: из-за необходимости наклеивания на обе стороны листа, бумага слегка деформируется и приобретает не самый лицеприятный вид.

Вариант 3. «Кардинальный»

Указанный вариант перенял что-то от второй разновидности способа «Усердный», но обладает отличительной особенностью: вместо добавления новых элементов в книгу, необходимо удалить лишние.

Для осуществления данного способа необходимы:

а) имеющаяся на предприятии книга учета проверок (ревизий);

б) ножницы;

в) линейка;

г) ручка;

д) клей;

е) текст постановления.

Первое действие, которое надо совершить при выполнении унификации книги этим методом – убедиться, что руководство предприятия готово к тому, что в первоначальном виде книгу учета проверок увидеть уже не суждено.

После этого нужно браться за ножницы и отрезать шапку страниц. Отрезать необходимо вместе с номером столбцов.

!!! Первая левая страница и последняя правая остаются нетронутыми, т.к. на их обратной стороне находится не менее важная информация, избавляться от которой нам не нужно.

Теперь бывшая графа №9 подлежит разделению на две части. На каждой странице. Разделенная графа 9 станет теперь одновременно и 9, и 10. А вместо 10 появляется графа 11 «Примечания».

За счет обрезания страниц, наклеенная на последнем листе шапка позволяет использовать наименования граф для всех страниц одновременно. Аналогичная операция (без уменьшения количества граф) была проведена и на левой стороне разворота.

Данный вид приведения в соответствие не требует применения гибкой приставной графы 11 «Примечания», что, возможно, делает книгу чуть менее технологичной, но зато более привлекательным сам процесс приведения в соответствие с нормами законодательства.

Общее:

Каждый из вариантов, кроме того, предусматривает обязательное изменение первой и последней страницы книги.

На первой указывается информация о проверяемом субъекте. В новой редакции формы титульный лист претерпел некоторые изменения, которые, с учетом того, что книга уже зарегистрирована, лучше не вносить.

В случае, если книга новая и данные еще не внесены, можно заменить титульный лист, наклеив на него другой – соответствующий форме.

В конце книги содержатся правила по ведению книги. Они изменились, поэтому будет нелишним заклеить и их.

Мы рассмотрели 3 самых удобных варианта приведения книги в соответствие с законодательством. У каждого из них есть плюсы и минусы.

Первый, например, очень увлекательный в осуществлении, но, к сожалению, те средства, которые могли бы помочь его осуществить, внесены в перечень наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих государственному контролю в Республике Беларусь, утвержденный постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.05.2003 N 26.

В отношении второго необходимо напомнить о значительных временных затратах. В описании опыта указывалось только чистое время, необходимое для идеального исполнителя: без перерывов на обед, чтения новостей и попутного удовлетворения другие потребностей. На практике такой способ займет почти весь рабочий день.

Ну а третий способ, самый удачный по мнению исследователей-членов “Уру”, позволит в полной мере ощутить превосходство человека над бумагой и в короткие сроки приведет вас к обладанию приведенной в соответствие с нормами законодательтва книгой учета проверок (ревизий).

Окончательный выбор – за вами. Мы же, на всвякий случай, приводим здесь полезную во всех отношениях ссылку – перечень магазинов, где можно приобрести новую книгу, которую впоследствии можно будет и зарегестрировать.

P.S.: в процессе проведения опытов ни одна зарегистрированная в налоговом органе книга учета проверок (ревизий) не пострадала.

UPD – download: форма «шапок» для наклеивания на страницы